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试论当代档案管理工作信息化趋势

【摘 要】随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用,以及社会对信息化档案需求的日益强烈,档案管理工作发生了巨大变化。为适应新形势,更好地发挥档案的作用,跟上时代发展的步伐,档案管理工作必须更新观念,完善技术,从而实现档案管理的真正信息化。
中国论文网 http://www.xzbu.com/9/view-6130818.htm
  【关键词】档案管理 电子档案 信息化
  信息技术已成为当代社会最具潜力的新型生产力,信息资源也已成为国民经济和社会发展的核心资源,信息化水平的高低将在当今社会作为现代化水平和综合实力的重要衡量标准。随着信息化的发展,传统的档案管理模式已不能满足信息化的管理需要,电子档案的出现已经开始并且逐步取代了以往纸质档案管理,在各行各业中得到了广泛的应用。这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。
  在新兴的档案管理模式面前,作为档案管理部门必须将工作的重点放在如何把纸质文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上,整理成具备基本要素的电子档案,并准确、有效地保存,同时在必要时提供给其需求者。
  一、从操作者的角度入手,提高档案管理人员的素质,实现档案管理信息化和科学化
  现代化的设备需要人来操作,档案工作信息化则要通过人来实现。因此,建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的,素质过硬的专业队伍是至关重要的。
  首先,档案工作者必须具备适应此项工作所需的多元化、多触点的知识结构和道德素养。现代科技成果大量在档案管理中体现并得到运用,迫使档案工作人员在掌握理论、文化和管理等相关知识的同时,更要应时掌握电子信息类的操作知识,充分熟练掌握计算机这一应用工具。过硬的职业道德素养也是这类工作人员不可或缺的条件。
  其次,全面掌握档案专业知识,如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案着录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。
  再次,从长远的发展趋势来看,档案工作人员要想推动现代信息化档案工作不断前进,还必须具备对此领域的探索、钻研和深入开发研究。通过学习、学习、再学习的内容,不断加强和巩固多元化的知识结构;通过提高、提高、再提高的手段,继续推进档案管理电子化、信息化发展步伐;通过钻研、钻研、再钻研的形式探索档案管理的新突破。同时档案管理部门要积极创造条件,有计划的选送档案管理人员进行充电深造,资深的工作人员发扬传、帮、带的精神,完成新老人员交替,保证档案工作的不脱节、不断链。
  二、转变传统的档案管理模式,把实体档案转化为电子化的信息档案
  传统的档案管理,就是指诸如纸质、照片、录音、录像等形式形成的档案管理的实体,通过以人工操作的模式为主来实现档案的收集、整理、统计、保管以及提供后续的查阅和利用等的一系列档案管理过程。由于工作内容较为原始,手段又不先进,从而致使其工作量大,步骤冗繁。同时又因为原始档案载体的存储量较大,档案管理部门无法及时对已经整理归档的档案信息,进行必要的提炼和再加工,这样也势必会产生档案信息资源在很大程度上被闲置和不能及时有效利用。伴随着信息化时代的到来,现代化管理技术和设备,如计算机、移动存储设备等技术的发展以及网络存储技术的发展和壮大为档案管理的现代化提供了良好的的应用环境,同时也对传统的档案管理模式提出了新的挑战。
  从实体档案管理转变为对信息资源的电子档案管理,要以信息为管理对象,对形成的分门别类的档案信息进行有效的电子信息技术加工,利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。通过这样转化使加工整理后的档案成为可重复的、多平台利用的信息资源,档案资源只有通过现代的信息化才能真正实现档案资源信息的价值最大化,创造更大的社会效益和经济效益;也能为科技的进步、经济的发展和社会和谐繁荣提供准确的、全面的、高效的信息化服务,使之真正成为推动我国社会信息化发展的宝贵资源。
  三、通过建立成熟全面的信息平台,充分、合理、安全地将电子档案利用起来
  要实现档案信息化,就必须建立有效的文件档案管理信息平台,使之真正能够被广泛应用,这样才能进一步推动信息化的电子档案管理生存和发展。为此,我们首先要建立一个能够充分利用电子档案的数据信息平台,让信息化后档案得到充分利用;其次,根据信息化档案的类别种群,开发合理的读取目录,使使用者准确、合理、快速利用所需资源;再次,面对科技告诉发展的当今社会,机遇与风险是并存的。计算机网络化的快速发展,电子档案涉及范围迅速扩展,数量也急剧增加,特别是计算机网络化的快速发展,随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,确保电子档案的安全。在充分利用科技成果实现档案管理信息化的同时,在信息平台中建立完善的内部控制制度,确保档案的安全对于档案管理部门来说也是尤为重要的。
  另外,还要考虑电子档案的实用价值,通常档案的实用价值都是与其载体相关来确定。由于电子档案区别于例如磁带、磁盘、手稿等原始的档案记录形式,对于具有特定意义的档案信息来说,电子档案的存在形式无法部分或者完全体现其真正存在的实用价值。对于这样的特殊档案信息的形式,还应在信息化的电子档案管理时代中区别对待。
  总之,在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念,改变传统的档案管理模式,就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统平台,使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求,为经济建设和社会发展服务。
  参考文献
  [1]杨国祥 档案管理学 机械工业出版社; 第1版 (2007年7月1日)
  [2]王传宇 张斌 21世纪档案学系列教材?科技档案管理学 中国人民大学出版社; 第3版 (2009年11月1日)
  [3]刘家真 电子文件管理:电子文件与证据保留 科学出版社; 第1版 (2009年9月1日)
  4.冯惠玲 赵国俊 中国电子文件管理:问题与对策 中国人民大学出版社; 第1版 (2009年8月1日)

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