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试论信息化档案管理

摘要:信息时代是档案管理的新时代,是档案管理必由之路,是档案管理正确发展方向,是档案管理创新的趋势,是档案管理的一场电子革命,是传统手工档案买入现代档案的一个重要标志。因此,只有抓好档案管理的信息化建设,才能适应信息时代档案管理工作的需要,才能真正达到档案管理工作的目的。本文主要介绍档案管理信息化建设的概念、内容、重要性、目前的状况以及应对的办法。
中国论文网 http://www.xzbu.com/9/view-6715463.htm
  关键词:信息化档案建设 概念 重要性 建设过程 现在 办法
  引言:在进入人类信息化的社会以后,档案管理对人们认识和了解客观世界,对传承古老的人类文明,对发展经济和创新科技,具有着不可替代的作用与价值。因此,加快档案管理工作融入信息化社会的步伐,把档案管理信息化纳入人类社会信息化的总格局中,大力推动档案管理信息化建设,是档案管理部门的重要任务和战略之举。
  一、档案管理信息化建设的概念
  所谓档案管理信息化,是指档案管理从面向纸质档案实体保管的模式,向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。主要形式要实现档案信息的数字信息化和网络化;要实现信息化档案的收发、存储和查询的一体化模式;要实现档案信息的高度共享,而这必将是档案管理模式的新革命。在管理档案中全面应用现代信息化技术,对档案原有信息类资源进行处理、计算、转化和存储管理并为档案信息的查询和使用提供信息化的服务,加快实现档案管理信息化、现代化的进程。档案管理信息化的过程会是一个长期快速的发展过程,在这一过程中,要不断地更新现代信息技术、信息设备,充分运用科学的现代化技术手段,极大地提高档案的管理、利用的现代信息化水平。
  二、档案管理信息化建设的必要性
  在电子信息化技术高度发达的今天,发展和建设档案管理的信息化已然成为一条迫切且必然的选择之路,办公自动化和办公的无纸化等事物的发展和出现,使档案的产生方式发生了巨大的变化,例如我们的办公OA系统已将文件的起草、签发、传递、归档等运作流程在计算机终端和网络通讯线路中进行,这样迫使档案必须以计算机别的语言为主要存在形态,以计算机的计算为处理手段,以网络的传输为传递方式,以存储器的识别为储存方式。电子信息化的档案与传统的手工纸质档案的建立、储存和查询方式具有很大的差异。这种差异预示着档案管理工作者会面对更多的计算机读取、传递、存储的电子档案。档案信息的内容,会更直接、准确无误的被查询到。档案管理的信息化为档案管理部门大量节省存储空间,更环保,检索更加方便快捷,且准确性大大提高,不但节省了大量的人工查询时间和实体档案的存储物质和空间,对环境保护也起到了一定的积极作用。由此看来,对于任何一个单位来说能够提供有价值的系统性、真实性电子档案信息,就标志着这个单位已迈入了档案管理信息化的新领域。
  三、档案管理信息化建设的建设过程
  档案管理信息化建设包括基础设备的建设、档案信息资源的建设、规范制度的建设、应用系统的建设和管理人才的建设等方面。
  (一)基础设施备的建设:主要包括服务器、终端计算机、网络交换机、介质储存器、操作系统及应用软件等,其中是以终端计算机和网络为核心,以服务器、介质存储器为存储手段,以网络交换机等作为传递信息和查阅信息的纽带。
  (二)档案信息资源的建设:一是原有档案的数字信息化;二是收集和接收各种形式的电子档案后集成整合到统一的档案管理数据库应用系统中,从而建立生成更丰富更强大的电子档案信息。
  (三)规范制度的建设:能够保障档案管理信息化标准化、规范化、有序健康的发展。
  (四)应用系统的建设:能够为档案管理信息提供建立、发展的平台。
  (五)管理人才的建设:能够为档案管理信息化提供技术支持。
  四、档案管理信息化建设的现状和解决办法
  (一)档案管理信息化的现状:1、电子化档案管理标准不够规范、制度不够完善;2、电子化档案管理还不能够完全的与电子政务对接,融入度较低;3、档案电子信息资源共享不全面,缺乏通用性。由于原有的管理体制的问题,档案管理存在横向沟通不畅,规范制度不能统一,从而造成档案信息的共享和交流的难度增大。4、对档案管理的重要性认识不够,使档案信息化缺乏良好的信息化建设的推动力和发展环境。5、无法建立统一标准的规范制度,造成档案管理信息化发展的脚步缓慢甚至停滞。6、从事档案管理人员的知识结构存在“老化”、“过时”的现象,没有先进的信息化管理知识和意识。7、软件应用系统的建设和应用技术的开发相对较薄弱,原有的工作基础无法适应新时代信息化的要求。8、数据保护意识不够,存在信息丢失的风险。
  (二)解决办法:1、利用现代的管理手段和先进的信息技术,加强档案管理信息化建设,要加强组织和领导,提高专业认识,加大资金投入,增配软、硬件设备,引进和培养先进的信息化建设人才和技术手段。2、提高对创新人才的培养的意识,提高档案管理人员的知识结构。建立一支具有合理分工、科学结构、素质强硬的档案管理队伍。3、建立健全规范的档案管理制度。4、解决好电子档案的安全保存问题。
  档案管理的信息化建设给予新时期档案管理工作崭新的形式与内容,为档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战。档案管理的信息化建设是一项长期而又艰巨的任务,不可能一步到位,所以要逐步实施,抓住重点,讲求时效,不断持续发展和进步。
  参考文献:
  1.档案管理学陈智为中国人民大学出版社
  2.档案管理学原理王向明上海大学出版社
  3.档案学研究进展王新才武汉大学出版社
  4.《电子文件风险管理》冯惠玲等著中国人民大学出版社
  5.《信息与档案管理》贺存乡著浙江大学出版社
  6.《办公自动化系统与电子档案管理》何嘉荪著浙江大学出版社

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