建筑市场与招标投标
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信息化管理技术在建筑施工企业档案管理中的运用

【摘 要】 在建筑企业施工过程中,会形成各种各样的文档材料和图纸材料,标书、施工图、施工过程记录、合同、监理记录、竣工验收记录等,这些资料对工程质量评定,竣工工程的管理和维护,具有非常重要的价值,是企业进行技术与管理创新的基础,是企业参与新项目竞标投标的资本,直接影响到企业的发展与存亡。因此,建筑施工企业的档案管理工作的重要性是毋庸置疑的。本文结合笔者档案工作中的实际情况谈谈几点体会。
中国论文网 http://www.xzbu.com/8/view-4097010.htm
  【关键词】 施工企业 档案管理 运用 创新
  建筑施工企业档案工作随着现代企业管理制度的建立和完善,为企业及社会发展发挥了巨大的作用,并日益与企业的招投标、生产经营、施工技术和施工质量活动息息相关,是企业内外部住处的载体和归缩,与此同时,存在的问题也体现的越来越明显。
  1 档案管理的宏观性薄弱
  当下的施工企业档案室名为档案室,实则就是存放各类档案的仓库,档案人员实则就是保管员,绝大多数的时间档案室无人问津。在衔接与沟通的管理体制方面体现的微不足道,由于管理上的被动,造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后,电子文件、信息化管理无从下手等问题。完全不能达到社会多元化的要求。
  2 服务水平与信息化管理差距大
  档案管理是信息开发利用的基础,信息资源的开发利用是档案管理的目的。档案的生命在于应用,而目前建筑施工企业档案工作在提供各类信息利用与服务方面,无论是案卷检索的方便性、材料编研的针对性、信息传递的快捷性、服务手段的多样性或服务的主动性、协作性等方面均存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作,有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步。
  3 档案管理的重要性认识不够
  对档案资料的重视度各部门参差不齐,部门员工尤其是项目施工人员对《档案法》知之甚少,对档案法制观念有待提高。对专职和兼职的档案管理人员培训工作、宣传工作及工程资料要及时完整的整理归档,制定完善的档案入库、档案借阅制度等方面都有待加强。
  施工企业档案管理工作要更快更好的发展,提高核心竞争力,就要做到紧密结合现实情况,又能够符合时代发展的必然趋势。主要应体现在如下几点:
  (1)紧紧围绕企业改革、发展、稳定这个大局来展开,要把研究档案工作自身的形成、生长、发展规律置于企业改革、发展、稳定之中,要在服从和服务于企业改革、发展、稳定之中寻求档案工作自身的创新与突破,并着力解决企业急需的热点、疑点、难点问题。只有这样,企业档案工作才能在创新中赢得主动,争取支持,提高地位,实现发展。否则就难免陷入“孤芳自赏”的尴尬境地,甚至偏离创新的方向。
  (2)十八大以后,加强新时期党建和思想政治工作、强化民主管理职能等一系列重大而深层次的问题,这既是对建筑施工企业档案工作提出的严峻课题,也是建筑施工企业档案工作创新的极好机遇。因此,建筑施工企业档案工作只有牢固树立主动服务的意识,发挥“鉴古喻今”的不可替代的作用,为企业的中心工作及时提供能够促进企业可持续发展的各种种信息,才能寻求自身的定位与发展。
  (3)做好档案资料的收集、归档工作、积累储存档案是为了更好的利用,而利用好档案信息,反过来也会促进档案管理工作。建筑施工企业档案工作作为项目施工过程中产生的智慧结晶,就应该从原有的封闭状态中走出来,在不违背保密、保管期限等前提下调整服务思路,建立新的优质服务体系,采用有偿或无偿相结合的办法,向整个社会、单位及个体使用者开放。通过对档案资料的编研,企业可以进行技术创新和管理创新,如公司各部门(如技术人员、施工人员、管理人员)都亲身体验到档案的价值,也会促进他们积极的投身到档案搜集整理的工作来,从而使建筑施工企业档案在推进社会进步中发挥重要作用。
  (4)档案人员要不断解放思想,做到“不唯上、不唯书”,敢于在实践中抓住新机遇,探索新途径。要积极吸收当今世界上先进的管理经验,真正走出一条适合自身发展的新路子。概括地讲,建筑施工企业档案工作要从过去传统的封闭型和半封闭型向开放型、社会化转变,要从计划经济体制下的手工作业型向市场经济条件下的现代化管理型转变,同时,还要对现存的档案理论进行大胆改革。
  (5)信息时代的企业档案工作要实现技术创新,重点应在以下两个各方面着力用功:一是要结合胶片、光盘、磁盘、新型感光材料等新的档案载体、介质转换与修复手段,资源网络化管理与资源共享等技术,实现档案信息电子化及电子档案信息化,使技术创新成为档案信息收集、传递、开发、应用等主要功能的源泉。二是要把主要精力放在管理、开发、利用档案信息上,而不是用在管理档案的载体上。如果建筑施工企业档案技术创新得以实现,必将把固有的管理模式引入一个全新的领域,使得传统的人工管理模式过渡到计算机管理、网络管理模式。档案室也必将从档案的保管基地转换成对社会公众提供广泛利用的信息中心。
  (6)档案管理的信息化应用,要形成资源科学、有效管理的手段综合。在档案管理的信息化运用中,要充分结合档案管理施工企业档案管理的特殊性,实现设备管理、技术应用等管理的全面运用。一是要构建计算机的使用系统,在对施工企业人员的全面管理上,加强施工企业档案管理人员的培训,在录入数据的基础上,建立工作人员、设备管理等多种信息平台,通过现代化检索功能,实现对计算机随机管理的综合运用。二是强化信息化建设的整体渠道。在档案管理的信息化建设贯穿在管理工作的全局,在丰富个人施工企业档案信息的同时,突出个人特色,实现档案的动态管理和补充。并通过计算机软件系统的运用,在施工企业档案管理的设备添加上,备足计算机、打印机、扫描仪等设备,全面实现施工企业档案管理工作的现代化和信息化。
  4 结语
  建筑施工企业的档案管理人员必须了解项目工程建设施工的具体操作程序和工作流程,掌握每一施工阶段可能形成的档案资料。采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法及时收集整理归档。对施工过程中产生的技术创新和管理创新,要积极进行档案编研,提高档案利用价值。紧紧围绕企业的施工生产经营工作,使档案资料源于施工生产,服务于施工生产。
  参考文献:
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  [2]王英秀.档案信息自动化若干问题的思考[J].中国新技术新产品,2011年13期.
  [3]耿晓晶.企业电子文件档案化管理探析[J].黑龙江档案,2011年03期.
  [4]陈伟.关于电子文件元数据标准制定若干问题的思考[A].2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C],2009年

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